Dokumenten- und Workflowmanagement

Dokumenten- und Workflow-Management

Über zwanzig Jahre sind vergangen seit die ersten Dokumenten- und Workflow-Management-Systeme auf den Markt gekommen sind. War früher das Geschäftsleben durch Berge von Papier gekennzeichnet, so ist das heutige Äquivalent die elektronische Datenflut – die insbesondere die E-Mail-Postfächer Tag für Tag überquellen lässt.
Für die Wissensarbeiter von heute ist es aber immer wichtiger geworden, schnell die relevanten von den irrelevanten Informationen unterscheiden und auf Wichtiges direkt zugreifen zu können. Auf Unternehmensebene wird es immer wichtiger, standardisierte dokumentorientierte Abläufe zu automatisieren.

Hilfe bei der Bewältigung dieser Herausforderungen bieten Systeme in den Bereichen

  • Dokumenten-Management
  • Enterprise Content Management
  • Workflow-Management sowie
  • elektronische Posteingangslösungen.

Der Markt in diesen Bereichen ist jedoch sehr groß und ein Überblick ist nur schwer zu erreichen.

Das Zentrum für Dokumenten- und Workflow-Management des Fraunhofer IAO besitzt eine langjährige Erfahrung bei der neutralen Unterstützung von Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen in diesen Themenfeldern. Die Dienstleistungen reichen dabei von der Analyse und Konzeption über die systematische Anbieterauswahl bis hin zur Einführungsbegleitung.

ECM-Umsetzung auf dem Prüfstand

Der effiziente Umgang mit Daten und Informationen ist ein entscheidender Wettbewerbsfaktor für Unternehmen. Das Fraunhofer IAO untersucht daher Erfolgsfaktoren für die Einführung von ECM. Mit dem »ECM-Checkup« können Teilnehmer zudem das eigene Informationsmanagement auf den Prüfstand stellen.

Industrieprojekte – Dokumenten- und Workflow-Management

Bayerische Beamtenversicherung – Begleitung bei der Auswahl eines Archivsystems

Die Bayerische Beamtenversicherung (BBV) wurde durch das Fraunhofer IAO bei der Auswahl eines elektronischen Archivs unterstützt. Insbesondere wurde dabei der Ausschreibungsprozess unterstützt.

Deutsche Flugsicherung

Die Deutsche Flugsicherung wurde bei der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems begleitet. Dabei wurde u.a. ein Konzept für einen qualitätsgesicherten Einführungsprozess erarbeitet, die vom Realisierungsdienstleister erstellten Dokumente begutachtet sowie QS-Reviews durchgeführt.

Diakonissenkrankenhaus Stuttgart – Entwicklung eines verteilten DMS-Konzepts

Im Auftrag des Diakonissen-Krankenhauses Stuttgart wurde durch das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO ein verteilter DMS-Ansatz entwickelt. Dabei wurde insbesondere auch die Integration von mobilen Endgeräten zur Datenerfassung berücksichtigt.

Festo AG & Co. KG – Konzeption und Einführung eines unternehmensweiten DMS

Die Festo AG & Co. KG wurde bei der Ist-Analyse und Konzeption für ein unternehmensweites Dokumenten-Management-System, bei der Erstellung des Pflichtenhefts sowie bei der Vorbereitung der Einführung unterstützt.

Landeswohlfahrtsverband Württemberg-Hohenzollern

Der Landeswohlfahrtsverband Württemberg-Hohenzollern wurde durch das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO bei der Konzeption, Auswahl und Einführung eines Dokumenten- und Workflow-Management-Systems beraten. Während der Einführungsphase durch den eigentlichen DMS-Dienstleister wurde durch das Fraunhofer IAO eine neutrale Qualitätssicherung durchgeführt sowie das Projektmanagement unterstützt.

MANN+HUMMEL GmbH – Auswahl und Einführung eines Archiv-Systems

Die MANN+HUMMEL GmbH wurde bei der Konzeption, Auswahl und Einführung eines Archivsystems für kaufmännische und technische Dokumente durch das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO unterstützt.

Thieme Verlagsgruppe – Wirtschaftlichkeitsbetrachtung für die Einführung eines DMS

Im Auftrag der Thieme Verlagsgruppe wurde eine Wirtschaftslichkeitsbetrachtung für die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems durchgeführt. Dabei wurde unter anderem das Einsparpotenzial an materiellen und personellen Ressourcen ermittelt und den Kosten für die Einführung und Betrieb gegenübergestellt.

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Weitere Informationen zu Dokumenten- und Workflow-Management finden Sie in unserem Produktblatt.