DMS - Digitalisierung im Mittelstand

DIGITALISIERUNG IM MITTELSTAND

Dokumenten-Management-Systeme für KMUs

Informationen und Unterlagen müssen zunehmend immer öfter und schneller den unterschiedlichsten Personen zugänglich gemacht werden, das gilt in der Zwischenzeit auch für mittelständische Unternehmen. Auch hier gilt: Komplexe Cloudlösungen, schneller Datentransfer, gemeinsames Arbeiten ohne Rücksicht auf Zeitzonen oder den geografischen Standort – Daten und Informationen müssen jederzeit und überall zugänglich sein. Doch können diese Anforderungen von Unternehmen, ihren Verwaltungen und Mitarbeitern bewältigt werden? Und: Welchen Unterschied macht es, ob ein Unternehmen Informationen und Daten schnell, sicher und jederzeit verfügbar machen kann, und ergibt sich hier ein Wettbewerbsvorteil? Kann auch die Sicherung und Archivierung von Daten entscheidend dazu beitragen, ob ein Unternehmen zukunftsfähig ist?

Die Digitalisierung gilt als ein Erfolgsfaktor zukunftsorientierter Unternehmen. In der Studie »Digitalisierung im Mittelstand - Dokumenten-Management-Systeme für KMUs« wurde ermittelt, wie viele kleine und mittelständische Unternehmen DMS einsetzen und in welchen Bereichen DMS eingesetzt werden. Dabei wurden unter anderem folgende Fragen gestellt: Welche Dokumenten-Management-Systeme nutzen Sie in Ihrem Unternehmen? In welchen Bereichen sehen Sie Optimierungspotential durch den Einsatz von DMS? Würden Sie ein DMS aus der Cloud für Ihr Unternehmen einsetzen? Was könnte bei DMS-Systemen verbessert werden?

Auch kleine und mittelständische Unternehmen, die kein DMS einsetzen, wurden befragt. Bei dieser Teilnehmergruppe wurden unter anderem folgende Fragen gestellt: Was verstehen Sie unter DMS? Welche DMS Systeme kennen Sie? Warum nutzen Sie DMS nicht? Denken Sie, dass Sie zukünftig ein DMS benötigen werden?

Die Ergebnisse der Studie haben es bestätigt: Dokumenten- und Workflow-Management-Systeme (DMS) können Unternehmen dabei unterstützen, Informationsflüsse zu beschleunigen, Unternehmensprozesse zu verschlanken und große Mengen an Dokumenten zu organisieren. Durch den Einsatz leistungsfähiger Anwendungen im Bereich des Dokumenten-Managements können die Nutzeneffekte moderner Informationsverarbeitungswerkzeuge ausgeschöpft und die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen vorangetrieben werden. Es besteht allerdings, auch dies macht die Studie deutlich, noch viel Handlungsbedarf für Unternehmen. Lesen Sie in der Studie mehr dazu.